Elementos Necesarios Para Lograr una Automatizacion Exitosa
Existe una tendencia a reducir el concepto automatización de oficinas a lo que en este modelo se denomina ayudas administrativas. La automatización abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisión de información, el cual varía desde la captura y presentación, hasta la distribución de la misma. A continuación revisaremos las diferentes aplicaciones y tecnologías que apoyan las tareas administrativas propias de una oficina. Se comenzará por los tradicionales softwares de oficina y se llegará a aplicaciones más complejas como lo es la transmisión electrónica de documentos y la videoconferencia.
Actualización de software de oficina.
Una de las primeras aplicaciones prácticas con mayor aceptación en el mercado ha sido el procesador de palabras. La capacidad de estos procesadores ha evolucionado con el tiempo: de una versión típica que permite funciones básicas de corrección, edición, inserción, etc., a otras más complejas que, incluso, hacen posible insertar columnas y gráficas.
Comience en su empresa por evaluar qué tan viejas son sus versiones de software, ya que es muy poco probable que se pueda competir en el mercado mediante el uso de Windows 3.0, Excel o Lotus 123 en su primera versión, Word Perfect 4.0 para DOS y DBASE III+.
Aunque puede haber excepciones, sobre todo en el caso de micro o pequeñas empresas que dependen de otros factores más que de su infraestructura de cómputo, lo cierto es que tener versiones demasiado viejas casi siempre se convierte en una gran desventaja.
Hoy en día la industria de cómputo ofrece una gran variedad de softwares que permiten a la empresa ser más productiva y eficiente, sólo es cuestión de escoger exactamente lo que se necesita. Para dicho fin, a continuación se enlistan algunos softwares, especiales para oficinas:
· Procesador de palabras: Editor de texto que permite crear tablas, cambio de fuentes, mover, borrar, copiar texto, diccionario de sinónimos, crear columnas, etc. Por ejemplo: Mac write II, Word Perfect y Word.
· Bases de datos: Programa que permite llevar un control de los registros de la empresa así como importar y exportar archivos. Por ejemplo: Dbase IV, Foxbase+ y Quattro Pro.
· Hojas electrónicas: Paquete que permite trabajar con datos numéricos en una hoja electrónica de cálculo, tratamiento de textos, grabar y visualizar gráficos comerciales, hacer reportes y comunicar otros ordenadores. Por ejemplo: Excel, Lotus 123, Lotus Symphony, Lotus 123 y Symphony y Quattro Pro.
· Software estadístico: Paquetes que sirven para analizar e interpretar los datos de una manera sencilla, en vez de preocuparse por una fórmula compleja de estadística o por aprender algún lenguaje de programación. Por ejemplo: GPSS, NCSS, QSB y Siam System.
· Paquetes integrados: Paquetes que contienen varias aplicaciones y componentes adicionales, de manera que permiten combinar texto, datos y gráficas, dependiendo de sus necesidades. Por ejemplo, algunas aplicaciones son:
· Procesadores de palabras que permiten crear tablas y combinar gráficas en el texto.
· Hojas electrónicas que permiten manejar, formatear, graficar y analizar datos.
· Paquetes para la presentación de gráficas que logran crear una completa presentación formateada, proyectándola en cuestión de minutos.
· Paquetes que cuentan con hojas electrónicas, bases de datos, procesador de palabras, enlaces y comunicación vía módem, además de la interacción de todas estas herramientas para hacer presentaciones, reportes, trabajos más eficientes y completos.
· Paquetes de gráficas: Paquetes que ayudan a proporcionar mayor impacto visual en las presentaciones. Por ejemplo: Chesshire, Harvard Graphics y Key Chart.
· Diseño de gráficos: Programa para realizar dibujos de arte gráfico. También se pueden realizar trípticos, hojas membretadas, gráficas, dibujos y sonido a los íconos. Por ejemplo: Color it, Kid Pix y Super Paint.
· Presentaciones: Paquete que ayuda a las presentaciones personales, de manera que puede crear y editar gráficas, imágenes, sonido, etcétera. Por ejemplo: WP Presentations, PC File y VGA-TV Elite.
· Utilerías: Paquetes para la recuperación de datos, discos y discos duros, para el respaldo de éstos y el ordenamiento de la información del sistema que se esté utilizando. Por ejemplo: Central Point Pc Tools, Fast text search/Clipper, LAN Support, Mac Tool y The Norton Utilities. Software de administración: Programa que ayuda a generar inventarios, cuentas por pagar y balances generales, además de las operaciones básicas de la contabilidad. Por ejemplo: Cougar Montain, Dac easy Accounting, Group System, Peachtree Completo y Project for Windows.
· Antivirus: Paquetes que ayudan a detectar y remover virus de cualquier tipo de disco. Por ejemplo: Central Point Antivirus, Scan, Tunder Byte Antivirus.